Электронный документооборот (ЭДО) — это система автоматизированных процессов обработки электронных документов, реализующая концепцию «безбумажного делопроизводства».
Внедрение электронного документооборота позволяет предприятию получить следующие преимущества:
- однократная регистрация документа, позволяющая безошибочно идентифицировать его в системе;
- параллельное выполнение нескольких операций, сокращающее время движения документа и повышающее оперативность исполнения;
- непрерывное движение документа, дающее возможность выявить ответственного за его исполнение в любой момент процесса;
- единая база документов, исключающая возможность их дублирования;
- результативный поиск документа при наличии о нем минимальной информации;
- эффективная система отчетности, позволяющая контролировать движение документа на каждом этапе документооборота.
Базовые функции ЭДО могут быть следующими:
- создание электронной версии документа;
- создание атрибутной карточки документа; формирование текста из готового шаблона с подстановкой в него значений переменных из карточки документа;
- поиск карточек документов;
- формирование электронного документа с использованием шаблона на бланке организации;
- сохранение документов в различных форматах;
- создание маршрутов документа и управление его движением;
- ведение журналов, классификаторов и справочников;
- регистрация и классификация документов, регистрируемых в программе; рассылка напоминаний и уведомлений;
- согласование документов;
- формирование отчетов о движении и исполнении документов.